دورة مبادئ الأرشفة الإلكترونية
مقدمة: تهدف دورة مبادئ الأرشفة الإلكترونية إلى تعريف المتدربين بأساسيات الأرشفة الإلكترونية وكيفية تطبيقها في مختلف المؤسسات. ستتناول الدورة مفاهيم الأرشفة الإلكترونية، أدواتها، وأفضل الممارسات لضمان فعالية وكفاءة العمليات الأرشيفية.
المحاور التدريبية:
-
مقدمة في الأرشفة الإلكترونية:
- تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهميتها.
- الفرق بين الأرشفة التقليدية والإلكترونية.
- فوائد الأرشفة الإلكترونية في تحسين كفاءة العمل.
-
أنواع الوثائق والبيانات:
- تصنيف الوثائق والبيانات.
- كيفية تحديد الوثائق المناسبة للأرشفة الإلكترونية.
- المبادئ الأساسية لحفظ البيانات.
-
الأنظمة والأدوات المستخدمة في الأرشفة الإلكترونية:
- استعراض برامج وأنظمة الأرشفة الشائعة.
- كيفية اختيار النظام المناسب للمؤسسة.
- مزايا وعيوب كل نظام.
-
إدارة الوثائق الإلكترونية:
- تنظيم الوثائق وترتيبها.
- استراتيجيات التصنيف والفهرسة.
- إنشاء سياسات وإجراءات الأرشفة.
-
أمن المعلومات في الأرشفة الإلكترونية:
- أهمية أمن المعلومات.
- تقنيات الحماية والتشفير.
- إدارة صلاحيات الوصول والتحكم.
-
التوافق مع التشريعات والقوانين:
- القوانين والتشريعات المتعلقة بالأرشفة الإلكترونية.
- كيفية ضمان الامتثال للقوانين المحلية والدولية.
- الحفاظ على سرية وخصوصية المعلومات.
-
عمليات التحويل الرقمي:
- كيفية تحويل الوثائق الورقية إلى إلكترونية.
- تقنيات المسح الضوئي OCR.
- إدارة عمليات التحويل وضمان الجودة.
-
البحث والاسترجاع في الأرشفة الإلكترونية:
- استراتيجيات البحث الفعّال.
- أدوات البحث والاسترجاع.
- تحسين تجربة المستخدم في البحث.
-
إدارة دورة حياة الوثائق:
- مفهوم دورة حياة الوثيقة.
- استراتيجيات الحفاظ على الوثائق.
- إتلاف الوثائق بطريقة آمنة.
-
أمثلة وتطبيقات عملية:
- دراسة حالات عملية من مؤسسات ناجحة.
- تطبيقات عملية على نظم الأرشفة.
- تدريبات على استخدام أدوات الأرشفة المختلفة.
مدة الدورة: عادةً ما تتراوح مدة الدورة بين 20 إلى 30 ساعة تدريبية، يمكن توزيعها على مدار أسبوعين إلى شهر، حسب الجهة المقدمة للدورة.
المخرجات المتوقعة: بعد إكمال الدورة، يجب أن يكون المتدرب قادرًا على:
- فهم أساسيات ومفاهيم الأرشفة الإلكترونية.
- اختيار وتطبيق نظم الأرشفة الإلكترونية المناسبة.
- إدارة وحفظ الوثائق الإلكترونية بأمان وفعالية.
- الامتثال للقوانين والتشريعات المتعلقة بالأرشفة.
المستهدفون:
- موظفو الأرشيف والمكتبات.
- مدراء تكنولوجيا المعلومات.
- العاملون في إدارات المعلومات والوثائق.
- أي شخص يرغب في تعلم أساسيات الأرشفة الإلكترونية.
