دورة تدريبية إدارة الوثائق الرقمية والارشفة
مقدمة: تهدف هذه الدورة التدريبية إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإدارة الوثائق الرقمية بفعالية. تتناول الدورة أفضل الممارسات والتقنيات الحديثة في تنظيم، حفظ، واسترجاع الوثائق الرقمية لضمان الكفاءة والامتثال للمعايير.
المحاور التدريبية:
- مقدمة في إدارة الوثائق الرقمية:
- تعريف إدارة الوثائق الرقمية وأهميتها.
- الفرق بين إدارة الوثائق التقليدية والرقمية.
- فوائد إدارة الوثائق الرقمية في تحسين كفاءة العمل.
- تصنيف الوثائق الرقمية:
- استراتيجيات التصنيف والفهرسة.
- أنظمة التصنيف المختلفة.
- كيفية إنشاء هيكل تصنيف فعال.
- أنظمة إدارة الوثائق الرقمية (DMS):
- استعراض لأنظمة إدارة الوثائق الرقمية.
- معايير اختيار النظام المناسب.
- مقارنة بين الأنظمة الشائعة (مثل Microsoft SharePoint، Google Drive، وغيرها).
- تخزين الوثائق الرقمية:
- استراتيجيات التخزين الرقمي.
- الفرق بين التخزين المحلي والتخزين السحابي.
- أفضل ممارسات تنظيم وتخزين الوثائق.
- البحث واسترجاع الوثائق:
- تقنيات البحث الفعّال في الأنظمة الرقمية.
- أدوات البحث المتقدمة.
- تحسين تجربة المستخدم في البحث عن الوثائق.
- أمن الوثائق الرقمية:
- أهمية أمن المعلومات في إدارة الوثائق الرقمية.
- تقنيات التشفير وحماية الوثائق.
- إدارة صلاحيات الوصول والتحكم.
- التوافق مع التشريعات والقوانين:
- القوانين والتشريعات المتعلقة بإدارة الوثائق الرقمية.
- كيفية ضمان الامتثال للمعايير المحلية والدولية.
- إدارة خصوصية وسرية المعلومات.
- دورة حياة الوثائق الرقمية:
- مفهوم دورة حياة الوثيقة.
- استراتيجيات الحفاظ على الوثائق الرقمية.
- إدارة النسخ الاحتياطية واستعادة البيانات.
- التكامل مع الأنظمة الأخرى:
- كيفية تكامل نظام إدارة الوثائق الرقمية مع أنظمة المعلومات الأخرى.
- استخدام APIs والتكامل مع منصات العمل المختلفة.
- تحسين تدفق العمل وزيادة الإنتاجية.
- التدريب العملي والتطبيقات العملية:
- تدريبات عملية على استخدام أنظمة إدارة الوثائق الرقمية.
- تطبيقات عملية على تنظيم وتخزين الوثائق.
- دراسة حالات من مؤسسات ناجحة.
مدة الدورة: تتراوح مدة الدورة بين 20 إلى 40 ساعة تدريبية، يمكن توزيعها على مدار شهر حسب الجهة المقدمة للدورة.
المخرجات المتوقعة: بعد إكمال الدورة، يجب أن يكون المتدرب قادرًا على:
- فهم أساسيات ومفاهيم إدارة الوثائق الرقمية.
- اختيار وتطبيق نظام إدارة الوثائق الرقمية المناسب.
- تنظيم، حفظ، واسترجاع الوثائق الرقمية بفعالية.
- ضمان أمان الوثائق الرقمية والامتثال للقوانين والتشريعات.
المستهدفون:
- موظفو الأرشيف والمكتبات الرقمية.
- مدراء تكنولوجيا المعلومات.
- العاملون في إدارات المعلومات والوثائق.
- أي شخص يرغب في تعلم كيفية إدارة الوثائق الرقمية بفعالية.
